Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich kann bedeuten, dass ein Dokument von verschiedenen Autoren bearbeitet und mehrfach überarbeitet wird.
Weil es sicher ist und weil es deutlich bequemer ist, sollte die Autorengruppe es dem BSCW überlassen, die verschiedenen Fassungen des Dokuments in ihrer zeitlichen und inhaltlichen Abfolge auseinander zu halten:
Bei einem Dokument unter Versionsverwaltung wird dessen Inhalt bei Änderungen nicht einfach überschrieben, vielmehr wird eine zusätzliche Version erzeugt, die nun die aktuelle Fassung darstellt.
Die früheren Fassungen bleiben erhalten; ihre Abfolge wird durch Versionsnummer (z. B. 0.1, 0.2, 0.3 etc.) gekennzeichnet. Über die Info-Seite (s. Abschnitt 4.6) oder direkt über einen URL mit Versionsnummer (s. unten Abschnitt 4.8.5) können Sie weiterhin darauf zugreifen.