4.5.3 BSCW-Gruppen als Mitglieder

Alle aktuellen Mitglieder eines gemeinsamen Arbeitsbereichs sind eine BSCW-Gruppe mit dem Namen 'Mitglieder von <Arbeitsbereichsname>'. BSCW-Gruppen sind eine wesentliche Hilfe für die Mitglieder- und Rechte-Verwaltung. Sie erlauben es beispielsweise, die (im Zeitablauf typischerweise variable) Zuordnung von Personen zu Aufgaben an einer Stelle als Mitgliedschaft in einem Arbeitsbereich abzubilden und zu pflegen und diese Information an vielen Stellen (etwa bei der Zuordnung von Zugriffsrechten) zu verwenden, wo sie automatisch aktualisiert wird, wenn sich die Mitgliedschaft in dem Arbeitsbereich ändert:

• Erzeugen Sie gemeinsame Arbeitsbereiche für kleine funktions- oder aufgabenbezogene Gruppen von Personen -- so, wie es für Ihre Anwendungen angemessen ist. In einem internationalen F&E-Projekt könnten das z. B. insgesamt sechs Arbeitsbereiche für
  • die Leiter der Teilprojekte bei allen beteiligten Institutionen
  • drei Kategorien von Projektmitarbeitern
  • die lokalen IT-Infrastruktur-Verantwortlichen
  • die lokalen Sachbearbeiter in der Finanzadministration
  sein. Personen können in mehreren dieser Arbeitsbereiche Mitglied sein, etwa wenn ein Infrastruktur-Verantwortlicher auch zu einer Kategorie von Projektmitarbeitern gehört.
• Fügen Sie mit Klick auf    in der oberen Kommandoleiste auf jeder der Mitglieder-Seiten alle Mitglieder des jeweiligen Arbeitsbereichs als BSCW-Gruppe zu Ihrem Adressbuch hinzu
• Laden Sie nun diese BSCW-Gruppen als Mitglieder ein, um neue gemeinsame Arbeitsbereiche z. B. für
• Budgetkontrolle und Abrechnung: Leiter der Teilprojekte und Sachbearbeiter der Finanzadministration
• alle Projektbeteiligten

bequem zu erzeugen und für die Vergabe von unterschiedliche Zugriffsrechten innerhalb dieser Arbeitsbereiche vorzustrukturieren.

Es ist möglich, eine solche Gruppenstruktur nachträglich zu realisieren. Nur als erfahrener Benutzer sollten Sie die    Aktion in der Kommandoleiste für Mehrfachselektion auf Mitglieder-Seiten, Teilnehmer-Seiten und in Ihrem Adressbuch nutzen, mit der Sie die markierten Namen zu einer neuen BSCW Gruppe mit einem von Ihnen gewählten Namen zusammenfassen können. Die einzelnen markierten Einträge "verschwinden" dabei aus der Liste, in der Sie diese Aktion wählen; sie werden als Gruppe durch den Eintrag 'Mitglieder von <Name der Gruppe>' am Ende der Liste repräsentiert und sind nur noch auf der Mitglieder-Seite dieser neuen BSCW-Gruppe (= Arbeitsbereich) individuell sichtbar.

Realisiert wird diese Aktion, indem BSCW automatisch einen standardmäßigen Arbeitsbereich anlegt, in dem alle, die Sie für die neue Gruppe ausgewählt haben, Mitglieder sind.

Achtung:

Wenn Sie für die neue BSCW-Gruppe Einträge (in Form von Emailadressen) markiert haben, die noch nicht registrierte Benutzer des BSCW Servers sind, lädt BSCW diese Personen automatisch (erneut) ein, sich als Benutzer des BSCW Servers zu registrieren.

Wenn Sie diese Aktion auf der Teilnehmer-Seite eines Treffens oder auf der Mitglieder-Seite eines Arbeitsbereichs nutzen, wird der Arbeitsbereich / das Treffen bei allen Mitgliedern der neuen BSCW-Gruppe automatisch in den neuen, von BSCW generierten Arbeitsbereich verschoben.

Dieser automatisch generierte Arbeitsbereich taucht bei allen Mitgliedern der neuen BSCW Gruppe auf der obersten Ebene in ihren    Ordnern auf. Als standardmäßiger Arbeitsbereich erlaubt er allen Mitgliedern, andere Mitglieder auszuladen oder neue Mitglieder einzuladen.

Möglicherweise haben Sie diese BSCW-Gruppe (= diesen Arbeitsbereich) erzeugt, um sie für Ihre private Adressverwaltung, z. B. als Email-Verteiler (s. Abschnitt 4.5.4.1), zu benutzen. In diesem Fall sollten Sie als Eigentümer die Zugriffsrechte (s. Abschnitt 4.7) so setzen, dass die Mitglieder jedenfalls keine Mitglieder ein- oder ausladen dürfen, d. h., die Mitgliederliste nicht modifizieren können. Andernfalls könnte ein Mitglied (ohne böse Absicht) verändern, was Sie als Ihre private Adressenliste ansehen, was tatsächlich aber noch eine für die Mitglieder des neuen Arbeitsbereichs öffentliche Adressenliste ist.

Da Sie mit dieser Aktion auch die    Ordner der anderen Mitglieder verändert haben, sollten Sie ihnen per Email eine Erklärung schicken und sie bitten, die jeweils gewünschte Struktur in ihren    Ordnern wiederherzustellen, ohne den neu geschaffenen Arbeitsbereich zu löschen.