BSCW ist ein flexibel anpassbares, "personalisierbares" System; wohl nur wenige gemeinsame Arbeitsbereiche sind in Darstellung und Funktionalität für alle Mitglieder identisch.
BSCW Server können ihren Benutzern in der HTML-basierten Benutzer-Oberfläche Varianten ("Modi") mit abgestufter Funktionalität und Komplexität anbieten. So bietet z. B. der öffentliche BSCW Server der GMD (http://bscw.gmd.de) Benutzer-Modi für die drei Kompetenz-Niveaus:
Auf anderen BSCW Servern können Modi für mehr oder auch für weniger Kompetenz-Niveaus angeboten werden; die Modi können andere Bezeichnungen haben und auch jeweils anders gruppierte Aktionen anbieten. In dem Formular Optionen für Ihr Benutzername bearbeiten zeigt Ihnen das Menü hinter
Alle Kommandoleisten setzen:
welche Modi auf dem Server zur Verfügung stehen, mit dem Sie gerade arbeiten. Wenn Ihr BSCW Server verschiedene Modi anbietet, können Sie beliebig zwischen ihnen hin- und herschalten. Vergleichen Sie Ihre Übersichtsseiten und die Info-Seiten von Objekten, um einen Eindruck von der Funktionalitätsabstufung auf Ihrem Server zu bekommen.
Grundlage für diese Art der Anpassbarkeit des BSCW ist die Hypothese, dass Benutzer in dem Maße, in dem sie häufiger mit einem System arbeiten und mit der Benutzung vertraut werden, mehr seiner Funktionen beherrschen und effektiv nutzen können.
Als neuem Benutzer des BSCW Servers der GMD wird Ihnen der 'Anfänger' Modus zugewiesen. Sobald Sie mit den dort verfügbaren Aktionen vertraut sind und für effektives Arbeiten mit BSCW weitere Aktionen brauchen, können Sie in den 'Fortgeschritten' oder den 'Experte' Modus wechseln (und wieder zurück, wenn Sie die erweiterte Funktionalität nicht benötigen):
Alle Kommandoleisten setzen:
um den ausgewählten Modus in Kraft zu setzen und in die Ordner-Übersicht zurückzukehren, in der Sie [Optionen] geklickt haben.