All
staff must read these procedures and ensure that they are familiar with
them.
1.
Summary of Key Points
1.1 Winter/Hazardous
Conditions Transport are control measures implemented with the aim of reducing
the risk of accidents/incidents during periods of bad weather or adverse
conditions e.g. forest fires. The start and end of a Winter/Hazardous
Conditions period will be announced through email and posted on the ING
Intranet.
1.2 Winter/Hazardous
Conditions Transport Key Points
·
Winter/Hazardous
Conditions periods can be implemented at anytime of the year but most probably
between November and April when the roads and the site can be affected by ice,
snow and adverse weather.
·
The
number of staff working on site should be kept to the minimum.
·
A report
on the road conditions and the weather will be issued by radio at
approximately
·
Nobody
should travel the mountain road without authorisation and acknowledgement, these
being obtained either from the Operations Leader (usually the Head of Operations
or deputy), Safety Officer, or the Incident Officer.
·
These
Procedures apply equally to all staff, visitors, contractors, collaborators
etc.
·
When the
Procedures are in force, the use of own or hire vehicles is not allowed, except
with the explicit agreement of the Operations Leader.
·
All
visitors, contractors, collaborators etc must co-ordinate their travel
arrangements to and from site through ING. They must not make their own
arrangements.
·
An
important aspect of Winter/Hazardous Conditions Transport is effective
communications. Observatory staff should know about your movements.
2.
General Introduction
2.1 This document describes the procedure
which all employees, visitors, collaborators and contractors must
follow when Winter/Hazardous Conditions Transport Procedures are in
force. During such periods, the operations team, selected engineering
staff and rostered personnel, will be expected to
travel to the ORM site. The procedures are, in part, intended to provide
sufficient telescope cover whilst minimising the risk to personnel. Therefore by
controlling and limiting the number of staff required to travel, we reduce the
number of personnel exposed to hazards.
2.2 There
will be some capacity for other members of staff to travel with the operations
team on occasions during Winter/Hazardous Conditions, but only if they have
specific tasks or duties that cannot be performed at sea level. Therefore line
managers are requested to arrange work at sea level for staff in the event that
they are unable to travel to the mountain site due to Winter/Hazardous
Conditions. During this period the Operations Leader
will take responsibility for transport safety and co-ordinating staff
travelling.
2.3 Remember road and weather conditions can change at short notice and drivers should always make allowances and adapt their driving methods to the conditions that exist. Although we are here to operate the telescopes all year round, the safety of personnel is of paramount importance. It is not worth risking life and limb to battle against the elements.
3. The
Procedures
3.1 The Procedures will
come into force as decided by the Operations Leader at the onset of
Winter/Hazardous Conditions. The ING INTRANET
page will be updated to indicate whether or not Winter/Hazardous Conditions Transport is in force. The
Procedures rely on good communications. All staff must be fully familiar
with the operation of the VHF radios. Radio communications should be kept clear
and to the point.
4.
Travelling to and from site on normal week days
4.1
With expected winter/hazardous conditions the ING and GTC DE/IO will assess the
road at the Residencia level maintaining radio contact
with the IAC night porter before
4.2
The following situations are possible:
·
The
road and weather conditions, which prevail, do not require the use of control
measures e.g. radio check in. At approximately
·
The
road and weather conditions are bad. Radio/mobile phone contact
will be established with fleet vehicles. A log of vehicles and occupants
travelling to site will be made. The Operations Team, rostered personnel and other essential staff will continue
up to the ORM site. Non-essential staff shall return to the sea level office and
continue with their duties or report to their line managers. Travel to site will
be in four-wheel drive vehicles. If necessary staff will meet at the Pico de la
Nieve turn-off. At Pico, staff may be organised to
travel in 4 wheel drive vehicles in *convoy. If you cannot make contact with the
lead vehicle or IO then you must not travel. When you arrive on site you must
inform the Incident Officer or the Operations Leader.
*Special
Safety Note.
The term
convoy should not imply that vehicles travel close together. In fact, when
travelling for instance through Los Andenes in poor
conditions you should leave
at least 50
metres distance from the car in front.
· The road and weather conditions are severe. Radio/mobile phone contact will be established with fleet vehicle. Special arrangements e.g. no travel, travel by Garafia, late change over etc, will be made by the Operations Leader or a member of the lead vehicle in consultation with the IO (if possible).
4.3
When Winter/Hazardous Conditions periods are in force staff must not travel the
mountain road before it has been checked. This means when travelling to the ORM
site you should not pass Mirca before
4.4 Travelling from site at the end of a normal weekday.
Depending on the road and weather conditions the Operations Leader will decide on transport arrangements for leaving site. The possibilities are:
· Conditions and road are fine: Day Staff leave site as normal.
· Bad Conditions: Day Staff will leave from the WHT after attending the operations meeting. At the meeting a log of vehicles and occupants will be made by the Operations Leader or the Incident Officer. A control vehicle will be identified and all other vehicles must contact the control vehicle once they have passed PICO or another designated point.
· Severe Conditions: Day staff would usually depart early if severe weather is closing in. A log of all vehicles and occupants will be made by the Operations Leader or the Incident Officer. It may be required that staff travels only in 4 wheel drive vehicles. Also in this case, all vehicles will be required to call in to a designated vehicle or the Sea Level office by radio to ensure that everyone has passed safely along the mountain road.
5.
Visitors (e.g. Observers, contractors, collaborators etc)
5.1 Visitors should book taxis through ING Administration. They must NOT travel up to the mountain top in anything except the official transport or the ING taxi, which would normally meet them at the airport. Any special transport arrangements for visitors must be approved and organised in advance by ING Administration. Also from November to April Taxis must not be reserved with pick up times at the mountaintop before 09:15 am and the way down must be done in daylight
6.1 During
weekends and Public Holidays, the Incident Officer will use a 4WD vehicle
equipped with a mobile phone and radio. He/She will normally be travelling to
site between
7.1 When
Winter/Hazardous Conditions Transport Procedures are in force, private cars
(including hire cars) can only be used for travelling to or from site on
official business, where the Operations Leader has given special permission.
Otherwise all staff and visitors must adhere to the procedure set out
above.
8.1
The Operations Leader will:
·
Declare
the start and end of these Procedures.
·
Ensure
that the Operations Team travel in the designated operations transport in order
to minimize unnecessary delays.
·
Ensure
that a 4WD vehicle, with adequate equipment on board is scheduled as an early
car and used for weekend transport.
·
Ensure
that Incident Officers have sufficient experience, knowledge and training to
travel safely on the mountain road and to provide advice and instruction to
others when required.
8.2
All staff must:
·
Carry
their foul weather protective clothing with them during any periods where the
risk of Winter/Hazardous Conditions is greatest (typically November to
April).
·
Ensure
that your fleet car radio is functioning normally.
· Thoroughly
brief all visitors or contractors, for which they have responsibilities, in
these procedures and ensure that they are accounted for during any period that
these procedures are in force.
Todo el personal debe leer estas normas y asegurarse de conocerlas a fondo
1. Resumen de los aspectos clave
1.1 Las normas para el transporte durante condiciones peligrosas/del invierno constituyen medidas de control que se ponen en práctica con la finalidad de reducir el riesgo de que se produzcan accidentes/incidentes durante tales periodos o en condiciones adversas ej.: incendios forestales. Se anunciarán el comienzo y la terminación de un periodo de condiciones peligrosas/del invierno mediante correo electrónico y la publicación de una nota en la intranet del ING.
1.2 Normas para el transporte durante condiciones peligrosas/del invierno:
· Los periodos de condiciones peligrosas/del invierno pueden ponerse en práctica en cualquier época del año siendo los mas probables entre los meses de Noviembre y Abril cuando el ORM y la carretera de acceso puede estar afectadas por hielo, nieve y mal tiempo.
· El número de empleados que trabajen en el Observatorio debe ser mínimo.
· Se transmitirá por la radio de VHF un informe sobre el estado en que se encuentra la carretera y sobre las condiciones climáticas aproximadamente a las 08:00. También se puede contactar con el personal usando teléfonos móviles Por ello, las radios de VHF y teléfonos móviles siempre deben estar conectadas.
· Nadie debe viajar al Observatorio sin autorización y conocimiento previos del encargado de Operaciones (normalmente el Director de Operaciones), del Oficial de Seguridad, o del Coordinador de Incidencias.
· Estas normas se aplican por igual a todos los empleados, visitantes, contratistas, colaboradores, etc.
· Cuando estas normas estén en vigor, no se permite el uso de coches particulares o coches de alquiler, excepto con el acuerdo expreso del encargado de Operaciones.
· Todos los visitantes, contratistas, colaboradores, etc., deben organizar su transporte a y desde el Observatorio a través del ING. No deben hacerlo por sus propios medios.
· Un aspecto importante del transporte durante condiciones peligrosas/del invierno es una comunicación efectiva. El personal del Observatorio debe estar informado de tus desplazamientos.
2. Introducción general
2.1
El presente documento describe el procedimiento, el cual todos los empleados,
visitantes, colaboradores y contratistas deben seguir mientras las normas para
el transporte durante condiciones peligrosas/del invierno tengan efecto. Durante
dichos periodos, se prevé que viajen a la base del ORM el Grupo de Operaciones y
un pequeño grupo previamente seleccionado, de personal técnico y de turno. En
parte, estas normas tienen el propósito de prestar atención suficiente a los
telescopios a la vez que se disminuye el riesgo para los empleados. Y, por ello,
al controlar y limitar el número de trabajadores que tiene que viajar, reducimos
el número de empleados que se expone a los riesgos.
2.2
En algunas ocasiones, existirá la posibilidad de que otros empleados viajen con
el equipo de operaciones durante condiciones peligrosas/del invierno, pero
solamente si tienen tareas o funciones específicas que no puedan llevar a cabo
desde la oficina de Santa Cruz. Por tanto, se insta a los superiores a que
dispongan trabajo en la oficina de Santa Cruz para sus empleados, para aquellas
ocasiones en las que no puedan acudir al Observatorio por condiciones
peligrosas/del invierno. Durante periodos así, el encargado de operaciones será
responsable de la seguridad del transporte y de coordinar el transporte del
personal.
2.3
Recuerde que el estado de la carretera y las condiciones climáticas pueden
cambiar en poco tiempo y que los conductores siempre deben prestar atención y
adaptar su manera de conducir a las condiciones existentes. Aunque estemos aquí
para que los telescopios funcionen durante todo el año, la seguridad del
personal es de importancia primordial. No merece la pena arriesgar la vida
luchando contra los elementos.
3.
Las normas
3.1 Las normas entrarán en vigor al comienzo condiciones peligrosas/del invierno, cuando lo declare el encargado de Operaciones. Se actualizará la intranet del ING con la indicación de si las normas para periodos de condiciones peligrosas/del invierno están vigentes o no. Estas normas se basan en las buenas comunicaciones, por lo que todos los empleados deben conocer perfectamente el funcionamiento de las radios de VHF. Las comunicaciones por radio deben ser claras y precisas.
4.
Viaje a/desde el Observatorio en días no festivos
4.1
Cuando condiciones peligrosas/del invierno sean previstas el ING y el GTC DE/IO
evaluarán la condición del camino al nivel de la Residencia y mantendrán el
contacto con el portero de noche del IAC antes de las 08:00. El objetivo es
aconsejar a la flota cuando sea necesario a las 08:00.
4.2
Pueden presentarse las siguientes situaciones:
· La carretera y las condiciones meteorológicas reinantes no exigen el uso de medidas de control, como llamar por radio. A las 08,00, aproximadamente, se transmitirá un informe sobre el estado de la carretera y del tiempo junto con las instrucciones de que todo el personal puede viajar al Observatorio con normalidad.
· El estado de la carretera y el tiempo son malos. Se establecerá contacto con los vehículos de transporte por radio/teléfono móvil y se confeccionará una lista de los vehículos que van al Observatorio así como de sus ocupantes. El equipo de operaciones, el personal de turno y otro personal imprescindible continuará el viaje hacia el Observatorio. El personal no imprescindible regresará a la oficina de Santa Cruz y continuará sus tareas o informará a sus superiores. El traslado hasta el Observatorio se realizará en vehículos de doble tracción. Si fuera necesario, el personal se reuniría en el desvío al Pico de la Nieve, donde se podrá coordinar el transporte en vehículos de doble tracción en convoy*. Si no puede ponerse en contacto con el primer vehículo o con el coordinador de incidencias, no debe hacer el viaje. Al llegar al Observatorio, debe informar al coordinador de incidencias o al encargado de Operaciones.
*Nota especial sobre seguridad. El término "convoy" no implica que los vehículos viajen muy próximos entre sí. De hecho, al viajar por Los Andenes en condiciones adversas, por ejemplo, hay que dejar al menos 50 metros de distancia respecto al coche que va delante.
·
El
estado de la carretera y el tiempo son extremadamente malos. Se
establecerá contacto con los vehículos de transporte por radio/teléfono móvil.
El encargado de Operaciones o un ocupante del primer vehículo, tras consultar
con el coordinador de incidencias (si es posible), tomará medidas especiales,
por ejemplo, suspender todos los desplazamientos, subir por Garafía, retrasar el horario de
relevo, etc.
4.3
Mientras estén en vigor las normas para periodos de condiciones peligrosas/del
invierno, el personal no debe viajar por la carretera del Observatorio antes de
que se haya examinado su estado. Esto implica que, cuando se viaje al
Observatorio, no debe pasar por Mirca antes de las 07,50 y que, cuando se vaya del
Observatorio, no debe abandonar la Residencia antes de las 09,15. Si tiene que
desplazarse a o desde el Observatorio fuera del horario habitual de 07,50 a
09,00 y de 16,00 a 17,00, tendrá que ponerse en contacto con el encargado de
Operaciones o con el coordinador de incidencias y recibir la información más
reciente sobre las condiciones meteorológicas y el estado de la carretera, junto
con las instrucciones para el viaje, antes de ponerse en marcha. Si las
condiciones son favorables, debe dar las horas estimadas de partida y de
llegada. Una vez llegue al Observatorio o al pasar por la iglesia de Mirca, si se dirige a Santa Cruz,
informe al coordinador de incidencias.
4.4
Transporte desde el Observatorio al finalizar una jornada no
festiva
Según
el estado de la carretera y las condiciones meteorológicas, el encargado
de Operaciones decidirá el modo de efectuar el transporte para salir del
Observatorio. Es posible que:
·
Las
condiciones y carretera estén bien:
Los empleados diurnos se van con normalidad.
·
Haya
mallas condiciones:
Los empleados diurnos salen desde el WHT después de asistir a la reunión de
operaciones, en la que el encargado de Operaciones o el coordinador de
incidencias hará una lista de todos los vehículos y de sus ocupantes e
identificará un vehículo de control, con el que tendrán que ponerse en contacto
todos los demás vehículos una vez hayan pasado por el cruce de Pico u otro lugar
designado.
·
Las
condiciones sean muy malas:
Los empleados diurnos generalmente se irán antes si el tiempo está empeorando.
El Jefe de Operaciones o el coordinador de incidencias confeccionará una lista de todos los vehículos y de sus
ocupantes. Puede que sea necesario viajar exclusivamente en vehículos 4x4.
También en este caso, todos los vehículos deben llamar por radio al vehículo
designado o a la oficina de Santa Cruz para confirmar que todos han atravesado
la carretera sanos y salvos.
5.
Visitantes (observadores, contratistas, colaboradores, etc.)
5.1
Los visitantes deben reservar taxis a través de la Administración del ING.
NO deben subir al Observatorio más que en el transporte
oficial o en el taxi del ING, que normalmente los recogerá en el aeropuerto. La
Administración del ING debe aprobar y organizar con antelación otras formas
especiales de transporte para los visitantes. Por otro lado, desde noviembre
hasta abril, no deben reservarse taxis con horas de recogida en el Observatorio
anteriores a las 09,15. y el recorrido de regreso debe hacerse con luz de día.
6.1 Durante los fines de semana y festivos, el coordinador de incidencias usará un vehículo de doble tracción equipado con teléfono móvil y radio y, normalmente, se desplazará al Observatorio entre las 08,00 y las 09,00. El coordinador de incidencias en ruta al Roque llamará al coordinador de incidencias que esté de guardia antes de pasar por el Pico de la Nieve y este último informará a su sustituto de las condiciones climáticas y del estado de la carretera e, igualmente importante, establecerá la comunicación entre los dos. Después del relevo formal, el empleado saliente informará al coordinador de incidencias cuando haya atravesado a salvo Pico de la Nieve.
7.1 Cuando las normas para condiciones peligrosas/del invierno estén vigentes, los coches particulares (los de alquiler incluidos) sólo se pueden utilizar para viajar entre el Observatorio y Santa Cruz por cuestiones de trabajo una vez el encargado de Operaciones o el coordinador de incidencias haya concedido un permiso especial. En caso contrario, todos los empleados y visitantes deben atenerse a las normas arriba expuestas.
8.1 El encargado de Operaciones:
· Declarará el comienzo y la terminación del periodo de aplicación de estas normas.
· Se asegurará de que el equipo de operaciones viaje en el transporte designado para operaciones y así reducir al mínimo las demoras innecesarias.
· Comprobará que se programe la partida en primer lugar de un vehículo de doble tracción, con el equipamiento adecuado a bordo, que, además, se utilice para el transporte durante los fines de semana.
· Confirmará que los coordinadores de incidencias cuentan con la experiencia, los conocimientos y la formación suficientes para desplazarse con seguridad en la carretera del Observatorio y proporcionará asesoramiento e instrucción a los demás cuando sea necesario.
8.2 Todo el personal debe:
· Llevar consigo su ropa protectora de invierno durante los periodos en que el riesgo de condiciones peligrosas/del invierno sea mayor (normalmente de noviembre a abril).
· Asegurarse de que la radio del coche en que viaja funciona normalmente.
· Informar a fondo sobre estas normas a todos los visitantes o contratistas de los que sean responsables y asegurarse de que sean tenidos en cuenta durante cualquier periodo durante el que las presentes normas estén en vigor.
Jürg Rey
Head of
Operations
27 October
2007